毎日のメールが判断力を養う有効な訓練になる！！

毎日のメールの処理は一つの業務です。大量のメールの処理の仕方は千差万別かと思いますが、私が色々試行錯誤しながら今実践しているおススメの方法を紹介します。

メールは便利な反面、複数人宛であったり、情報共有でｃｃに入れられたり、何でもかんでも入れておけばいいや、の感覚で送信されますので、管理者になればなるほど毎日大量のメールが送られてきます。

私はこのメールを毎日少なからず未読ゼロの状態にしてます。平均して100件はきますので普通にやっていたら処理はできません。しかも中には大事なメールも埋もれています。この処理の一番のポイントは「原則、後回しにしない」です。即ち開いたその場で判断して処理してしまうことです。後回しにするともう一度読む行為も発生するので無駄な時間を費やします。

まずメールを開く対象を選定します。最優先は自分宛です。メールの一覧ではメール内容の1，2行は表示させるようにしておいて、自分宛のメールを開きます。そしてその場で処理をする。私の処理パターンは下記です。
①読んで数分で返信できるものは即レスする。
②人にフル仕事であれば即依頼する。
③15分程度のあまり考えずに作業をできるのであれば即作業して返信。
④15分以上の検討が必要な場合は、了解等の何かしらの返答をして処理要のフォルダに振り分ける。

④のみが後回しとするものです。このフォルダに振り分けたものが優先的に通常業務として仕事をするものです。当然この中でも優先順位をつけます。そして④以外の既読メールは基本的に後では開きません。時間の無駄だからです。また、メールをフォルダに振り分けることは④以外はしません。振り分けるだけでも相当な時間のロスです。振り分けたとしても結局どこに行ったか分からなくなるのでメールの検索機能で十分です。ですので私の場合は殆どが受信フォルダです。

残りのメールは私宛ではないメールです。殆どのメールはこの種類かと思います。処理フローは下記です。
⑤把握しておくべき内容はその場で読んでしまう。
⑥把握しなくても良さそうなものは読まないで既読にする。
⑦カレンダーの出席依頼等のメールは見て即削除。
⑧他人のスケジュール調整等の二度と見ないメールも即削除。

この作業はその場で即座に判断が必要ですので、慣れないと疲れます。ただ、毎日これを繰り返すことでかなりの判断力がつきますので、仕事のスピードが格段とあがります。その場で判断してしまうのですから後回しにしない分、仕事のやり忘れも減らせます。塩漬けになるメールが減るのです。

周辺からは、あの人はレスが早い、仕事が早い、と当然見られます。メールも一通り見ていますので、大部分の情報もしっかりと把握しています。仕事ができる人です。

便利なことに携帯でもメールが見れますので隙間時間で相当数処理できます。③、④以外であれば基本携帯でも処理できるメールです。

メールは処理しているだけで仕事をしている感覚になりますが、あくまで前菜です。その後にはメインの仕事が待っているので、どれだけ早く、抜けがなくメール処理できるかが必要だと思っています。

皆さんの仕事の参考まで。